Justifier son CIR : une étape inévitable

Dès lors que vous commencez à rédiger votre déclaration CIR, il est indispensable de préparer la totalité des éléments justificatifs en rapport au CIR afin de pouvoir répondre aux différentes demandes de l’Administration.

Le détail du plan à suivre est disponible en ligne sur le site du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.

Ce qu’il faut retenir c’est qu’il est indispensable de préparer un dossier justificatif des travaux de R&D déclarés au CIR en 2 parties :

Dossier administratif et financier

Ce dossier permet de détailler et justifier le montant de CIR déclaré ainsi que les dépenses éligibles retenues.

Il contiendra les éléments justificatifs des dépenses tels que :

• Les CV et les éléments de paye,
• Le temps passé par personne et par projet,
• Les différents tableaux d’amortissements,
• Les factures de sous-traitance,
• Etc…

Dossier technique scientifique

Ce dossier permet de justifier la R&D avec l’état de l’art, les verrous scientifiques et technologiques, la démarche scientifique, les résultats obtenus…
Notez que vous devez préparer une fiche descriptive par opération de R&D déclarée.

Plan global : la fiche descriptive de l’opération de R&D

1. Présenter le projet de R&D dans le contexte de l’entreprise :
   Il s’agit ici de décrire le contexte industriel, commercial et/ou scientifique dans lequel s’inscrit l’opération de R&D. Notamment en décrivant l’environnement dans lequel la difficulté émerge, nécessitant ainsi l’engagement de travaux de R&D.
2. Présenter les indicateurs de recherche :
   Dans cette partie, l’objectif est de spécifier si l’opération de R&D a donné lieu à une action pouvant être considérée comme un indicateur de recherche. Ces indicateurs peuvent inclure :
   • Des résultats publiés,
   • Des partenariats,
   • Des travaux de thèse,
   • Des brevets, 
   • Etc…
3. La justification du caractère éligible du projet de R&D :
   Ici, il faut démontrer la nécessité de lancer des travaux de R&D.
   • Analyser l’état de l’art des connaissance scientifiques
   • Expliciter, en s’appuyant sur l’état de l’art, les incertitudes scientifiques ou verrous techniques
4. La présentation de la contribution scientifique, technique ou technologique : Il est question ici de prouver la contribution active de l’entreprise à travers ses travaux de R&D. Cette contribution doit pouvoir s’appliquer à d’autres cas que celui qui a motivé les travaux de R&D.
   • En présentant la nouveauté
   • En détaillant les hypothèses choisies et leur créativité
5. La description des travaux réalisés et la démarche suivie : 
   Cette partie permet à l’entreprise de fournir une description détaillée de l’approche systématique utilisée.
   • Ajouter une analyse des résultats obtenus et des conclusions tirées
   • Démontrer que la méthode est transférable et reproductible
   • Le cas échéant, détailler les travaux par année
   • Si besoin, inclure des annexes telles que des photos, des maquettes, des plans, etc., afin de mieux illustrer la technicité de l’opération
6. Moyens humains mobilisés par l’entreprise :
   Ici, il s’agit de faire l’état des lieux des ressources humaines mobilisées, en mettant notamment l’accent sur la cohérence entre le temps déclaré et l’activité décrite, et en justifiant tout temps de travail (qu’il s’agisse d’une faible quotité ou d’un temps plein à 100 %).
   • Présenter l’équipe R&D, les rôles et apports de chacun
   • Equipements, prototypes
7. Ressources externes :
   La dernière partie concerne les différents partenariats mis en place par l’entreprise pour le bon déroulement de l’opération de R&D.
   • Partenariats de recherche (il est essentiel de préciser le rôle de l’entreprise au sein du consortium de R&D)
   • Sous-traitants agrées, ou non, au CIR (préciser leur contribution pour les travaux auxquels ils ont contribué)

Ces deux dossiers vous permettent de réunir toutes les pièces justificatives dont vous aurez besoin, et ainsi d’aborder votre déclaration CIR en toute sérénité. Afin de garantir la qualité du dossier, malgré la complexité, chacune des parties doit être remplie consciencieusement.

Client portal, l’outil F.initiatives

Pour sécuriser, simplifier et clarifier la préparation du dossier justificatif, F.initiatives met à disposition de ses clients le Client Portal, un outil digital F.initiatives. 

Cet extranet vous permet de retrouver et partager tous les documents nécessaires à la réalisation de votre dossier CIR sur la plateforme : rapide, facile d’accès et surtout sécurisé. Vous pouvez également y retrouver différentes ressources (guide du contrôle fiscal, guide de la sous-traitance, guide international des incitations fiscales de la R&D, revue fiscale, jurisprudentielle et doctrinales, etc). 

Comment une entreprise peut-elle sécuriser sa déclaration Crédit Impôt Recherche ?

Une fois votre déclaration CIR effectuée, l’administration fiscale se réserve le droit pendant 3 ans d’effectuer un contrôle afin de vérifier la conformité de votre déclaration : c’est le contrôle fiscal. Dans le jargon juridique, ou sur les courriers officiels, on parle de procédure de vérification de comptabilité. Le délai exact s’étend jusqu’au 31/12 de la 3e année suivant le dépôt de la déclaration. A savoir, ce délai court également en cas de déclaration rectificative par l’entreprise. 

Le contrôle fiscal peut faire peur aux entreprises, connaissant la rigueur dont fait preuve l’administration fiscale, son niveau d’exigence et les conséquences potentielles. 
C’est pour cela qu’il est important de bien construire sa déclaration CIR afin de la sécuriser au maximum.

La sécurisation de votre CIR étant indispensable, vous devez soigneusement préparer votre stratégie de justification. F.initiatives vous donne les étapes clés pour une déclaration CIR réussie, avec une démarche qui débute avant même de commencer à effectuer sa déclaration.

Que faire en amont de la déclaration ?

Toute déclaration CIR repose sur des activités de Recherche ou de Développement (R&D). Commencez donc impérativement par vérifier l’éligibilité du projet en matière de R&D. Bien entendu, nous parlons ici de R&D au sens fiscal du terme, c’est à dire défini par l’article 244 quater B du Code Général des impôts et détaillée dans la doctrine administrative. Pour définir la R&D, l’administration fiscale s’appuie sur le Manuel de Frascati, ouvrage de référence édité par l’OCDE. Le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche (MESRI) édite également un guide CIR, régulièrement mis à jour. 

Selon le Manuel de Frascati, « La recherche et le développement expérimental (R&D) englobent les travaux de création entrepris de façon systématique en vue d’accroître la somme des connaissances, y compris la connaissance de l’homme, de la culture et de la société, ainsi que l’utilisation de cette somme de connaissances pour de nouvelles applications ». L’administration distingue 3 catégories d’activités relevant de la R&D : la recherche fondamentale, la recherche appliquée et le développement expérimental.

Pour être considérée comme relevant de la R&D, une activité doit remplir cinq critères de base. Elle doit comporter un élément de :

• Nouveauté (la recherche de progrès)
• Créativité (dans les hypothèses et solutions testées)
• Incertitude scientifique ou technique (au regard de l’état de l’art)

et être :

• Systématique (démarche scientifique, traçabilité, matérialité)
• Transférable et/ou reproductible (capitalisation des savoirs)

Comment vérifier l’éligibilité de mon projet ?

Pour vérifier l’éligibilité de son projet, l’entreprise se doit d’évaluer et justifier chaque critère. Si les critères de nouveauté et de créativité sont généralement aisément justifiables, la caractérisation de l’incertitude technique repose quant à elle sur une analyse détaillée de l’état de l’art des connaissances scientifiques. Cet état de l’art, réalisé au préalable des travaux, permet de mettre en évidence un manque de connaissance scientifique, ou un verrou technologique qui caractérise la R&D. Cet état de l’art scientifique diffère de l’état du marché ou d’une analyse concurrentielle. Il reprend les articles scientifiques, les thèses de recherche et les brevets notamment. Réaliser cet état de l’art, au delà de justifier l’éligibilité de votre projet, vous permet surtout de cadrer vos recherches, et de positionner vos projets sur le plan technologique.

Si même après cette vérification, vous n’êtes toujours pas sûr de l’éligibilité de votre projet, vous avez la possibilité de vous tourner directement vers l’administration Fiscale en adressant un rescrit CIR.

Le rescrit CIR

Le rescrit CIR est une demande formelle auprès de l’administration pour statuer sur l’éligibilité d’une opération de recherche. Vous devez respecter un calendrier strict pour bénéficier d’un rescrit : vous devez déposer la demande au plus tard 6 mois avant la date limite de déclaration. Pour une société clôturant son exercice fiscal le 31/12/2023, la date est donc fixée au 15 novembre 2023 pour un rescrit CIR 2023.

Le dossier de rescrit présente la même structure qu’une fiche technique justificative CIR sur le projet en question:

• Présenter l’activité de l’entreprise et les indicateurs de R&D
• Présenter le projet pour lequel l’entreprise demande l’avis de l’Administration Fiscale d’un point de vue scientifique : objectifs, état de l’art, démarche et description des travaux effectués et/ou envisagés
• Donner une vision des dépenses prévues pour ce projet et les dépenses déjà engagées dans le cadre de celui-ci : dépenses de personnel chercheurs, ingénieurs et techniciens de recherche, de matériels, de sous-traitance, etc. Retrouvez la liste des dépenses éligibles sur notre page dédiée au CIR.

Vous pouvez également retrouver le modèle d’un rescrit CIR juste ici.

Cette démarche vous permet d’obtenir une prise de position formelle de l’Administration fiscale, et ainsi sécuriser le futur de votre projet. Attention cependant, la réponse à un rescrit n’est pas opposable à l’administration en cas de contrôle. De plus, les travaux effectivement réalisés doivent correspondre à ceux présentés dans le dossier. Or, dans un projet de R&D, une des particularités caractéristiques est l’incertitude, et les aléas sont fréquents. Le rescrit doit donc être utilisé pour sécuriser l’éligibilité d’un projet au regard des incertitudes, mais pas comme une garantie.

L’organisme consulté (que ce soit l’Administration Fiscale ou la Délégation Régionale à la Recherche et à la Technologie, la DRRT) se doit de vous apporter une réponse dans un délai de 3 mois à compter de la date de réception du dossier complet.
En l’absence de réponse de la part de l’organisme consulté dans ce délai, son avis est réputé favorable.

Lorsqu’une ou plusieurs modifications sont faites sur un projet pluriannuel qui a déjà obtenu un avis favorable, l’entreprise peut avoir recours à un Rescrit roulant.
Ce dispositif permet d’effectuer une demande de révision de sa décision initiale auprès de l’organisme consulté auparavant afin de confirmer que le projet en cours est toujours éligible à la déclaration CIR malgré les modifications apportées. Cet aspect revêt une importance particulière, puisque l’éligibilité doit être justifiée chaque année, notamment au regard de l’analyse de l’état de l’art. Cette analyse permet de montrer soit que les verrous sont toujours existants, soit que l’avancée des travaux a fait évoluer les incertitudes, et fait émerger de nouveaux verrous.

Pour cela, il faut effectuer une nouvelle demande de rescrit en faisant obligatoirement référence au rescrit CIR initial.

De même que pour un rescrit initial, la demande doit être déposée au moins 6 mois avant la date limite de dépôt de la déclaration CIR.

Vous pouvez retrouvez le modèle d’une demande de révision de rescrit roulant CIR juste ici.

Une fois que vous avez sécurisé l’éligibilité de votre projet R&D, d’autres actions sont à lancer.

Assurer un suivi temps dès le démarrage du projet

L’Administration Fiscale réhausse chaque année son niveau d’exigence concernant les déclarations CIR et leur justification. Vous pouvez le constater en consultant nos revues de la jurisprudence (version 2022 ici). Un des sujets récurrent est la justification de l’implication du personnel R&D. L’administration fiscale porte un regard toujours plus attentif et rigoureux sur les dépenses de personnel et attend de justificatifs précis.

Pour pouvoir aborder ce sujet en toute tranquillité, il faut mettre en place un suivi temps, adapté à la fois à la bonne marche de l’entreprise, et à la justification du CIR. C’est pour cela que nous avons créé une interface digitale innovante qui vous permettra, grâce au Time Tracking, d’avoir accès à des feuilles de temps pour faciliter la justification de votre déclaration CIR.

Valoriser son CIR avec les règles en vigueur

Les règles de calcul du CIR ont été définies par l’article 244 quater B du code général des impôts (CGI).
Le CIR est un crédit d’impôt calculé par année civile de :

• 30 % sur les dépenses de R&D définies fiscalement jusqu’à 100M d’euros
• Au dessus de 100M d’euros, le crédit d’impôt passe à 5 %

La détermination de l’assiette des dépenses éligibles est le cœur de la valorisation du CIR. L’exercice peut se révéler complexe selon les situations, en raison de plafonnements, de la mesure de l’implication des personnes et des matériels dans les projets de R&D, et de règles de calcul qui peuvent évoluer selon les années. Les modalités de calcul sont présentées dans le BOFiP.

Pour en savoir davantage sur le montant éligible à la déclaration de votre CIR et du calcul du montant de votre crédit d’impôt, n’hésitez pas à nous contacter pour utiliser notre simulateur.

Une fois la déclaration faite (cf CIR pour connaître la démarche à suivre), que faire pour se préparer à un éventuel contrôle fiscal sur le CIR ?

Que faire une fois le contrôle fiscal déclenché ?

Avant tout, le CIR étant une incitation fiscale à la R&D, il est tout à fait normal, voire rassurant, que l’administration fiscale contrôle une partie des déclarations pour vérifier leur légitimité.

Si vous faites l’objet d’un contrôle, assurez-vous de rassembler les éléments justificatifs. Si vous avez un conseil, prévenez-le immédiatement. Si vous êtes client F.initiatives, vous aurez accès à la version complète dans le cadre de la mission de conseil.

Comment se déroule un contrôle fiscal ?

Un contrôle fiscal se décompose en plusieurs étapes :

• L’information du contrôle fiscal
• La phase de débat oral et contradictoire : le contrôle sur place
• La procédure écrite, qui débute avec la proposition de rectification

Le contrôle peut s’arrêter là, si aucune rectification n’est proposée, ou si vous acceptez les redressements éventuels.

La procédure peut ensuite se poursuivre :

• Les phases de recours amiables (dits recours hiérarchiques),
• La phase contentieuse.

En cas de désaccord à l’issue des différents recours et de la réclamation contentieuse, l’entreprise peut saisir le tribunal administratif.

Ces étapes peuvent être impressionnantes, mais F.initiatives et le réseau Initiative Network vous accompagnent dans la totalité du processus afin de vous faciliter les démarches.

Cet article a été écrit sur la base de l’expertise F.initiatives, acquise en plus de 20 ans d’expérience du dispositif. Les bonnes pratiques sont particulièrement adaptées aux déclarations Crédit d’Impôt Recherche 2022 et Crédit d’Impôt Recherche 2023. 

Guide CIR 2023

Le Guide CIR est édité par le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, le MESR. Il donne des informations pour constituer une déclaration CIR conforme aux attentes du ministère. Si vous souhaitez en savoir davantage, nous vous invitons à consulter notre revue des modifications apportées au Guide CIR 2023.

Gardez bien à l’esprit que les exigences de l’administration fiscale évoluent dans le temps, à la hausse. Les éléments présentés constituent donc une liste non exhaustive, soumise à évolution.