Retrouvez l’interview croisée de Julien Millet, Directeur Général Adjoint, Marion Alfero, Directrice Associée en charge des Ressources Humaines et Solenne Desprez Braun, Responsable Juridique & DPO Group. Ils vous expliquent la naissance d’un besoin et comment celui-ci s’est naturellement imposé par la suite.
1) Quel est votre rôle au sein de FI et votre lien avec la compliance ?
Julien : Je suis Directeur Général Adjoint au sein de F.initiatives France et je m’occupe plus particulièrement de la structuration des différents services supports ou transverses de l’entreprise. L’une de mes missions, suite au gros travail engagé par Solenne et Vincent Vilpellet ces dernières années, est de veiller à la communication de nos valeurs à travers le code éthique, m’assurer que l’ensemble des collaborateurs y adhèrent et m’assurer de la bonne mise en œuvre de l’ensemble des processus et méthodologie en lien avec la compliance.
Marion : Je suis Directrice Associée, en charge des sujets RH liés à la transformation de F.initiatives. J’ai toujours été intéressée par les sujets de Compliance au sein de l’entreprise et suis le contact clé du Pacte Mondial depuis 2009, en coordonnant nos communications annuelles sur le Progrès. Depuis l’année dernière, je suis membre du comité éthique France.
Solenne : Je suis responsable du département juridique, DPO Group et en charge de la compliance au sein de F.initiatives. Membre du comité éthique depuis sa création, en 2019, j’aspire à sécuriser l’activité de F.initiatives tout en gardant en tête les impacts opérationnels, le tout en ayant une approche éthique.
2) Pourquoi avoir créée un code éthique et le comité F.ETHIC ?
Solenne : Ce sujet était en discussion depuis plusieurs années. Sous l’impulsion de Vincent Vilpellet, nouveau président de F.initiatives en 2019, j’ai eu carte blanche pour rédiger une première version du code à l’image de F.initiatives. Le Comité F.ETHIC a eu pour première mission de structurer les demandes de mécénat mais a également été moteur dans la création d’une politique cadeau compréhensible pour tous. Le dispositif de lanceur d’alerte a aussi pu être déployé en septembre 2020 suivant une initiative du comité.
Marion : J’ai intégré le comité en fin d’année dernière, et j’ai déjà pu constater que cette instance permet d’apporter des réponses concrètes aux collaborateurs sur des sujets du quotidien. Je trouve très important de pouvoir formaliser nos valeurs et accompagner de manière très tangible l’ensemble des collaborateurs FI dans leurs interrogations et initiatives en lien avec l’éthique.
Julien : J’ai rejoint récemment le comité F. ETHIC afin de renforcer encore notre présence auprès de nos collaborateurs, qui accompagnent nos clients au quotidien. Il est fondamental que chaque collaborateur puisse solliciter l’avis de sa hiérarchie mais également du comité pour toute question dont la réponse ne lui paraitrait pas évidente. L’ambition est d’accompagner toujours mieux nos clients et forcément cela passe par la capacité des équipes à toujours prendre la bonne décision.
3/ Comment définiriez-vous la relation entre F.initiatives et la compliance ?
Julien : Bon, tout d’abord, il ne faudrait pas croire que la compliance soit quelque chose de complètement nouveau pour FI ou en rupture parce que nous en parlons plus récemment. La compliance c’est le respect des normes, des règles et des lois et ça a toujours été présent chez FI. Aujourd’hui nous sommes leader et nous devons assumer cette position en continuant à adapter notre comportement et en étant exemplaires. Concrètement et opérationnellement cela doit se traduire par une communication plus fréquente, des outils toujours plus performants et adaptés, des pratiques uniformisées et harmonisées ainsi que la capacité à contrôler l’ensemble de ces éléments.
Marion : Sur le plan humain, je dirais que FI a toujours été très attentif à ces notions, qui sont le reflet de nos valeurs les plus essentielles. Nous avons beaucoup grandi et évolué ces dernières années, et cela nécessite de continuer nos efforts, car avec la croissance de FI, de nouvelles situations apparaissent et doivent être anticipées.
Solenne : Marion et Julien ont axé leur réponses sur leur domaine respectif. Finalement, la compliance est bien plus que l’ensemble des process qui permettent de démontrer la conformité aux normes anti-corruption. Il s’agit surtout d’un état d’esprit, qui doit être porté par l’ensemble des collaborateurs pour espérer porter ses fruits. Nous n’avons pas la prétention d’avoir atteint le niveau des recommandations de l’AFA (Agence Française Anticorruption), cependant, nous essayons de faire la différence au quotidien, étape par étape.
4/ Quelles sont justement les prochaines étapes ?
Solenne : Une grande fierté, récemment, a été la publication d’un code de conduite groupe. Ce document, rédigé en anglais puis traduit localement, a pour objectif de répondre concrètement aux problématiques rencontrées par nos collaborateurs, afin de traduire les principes auxquels nous aspirons.
Julien : Du point de vue opérationnel, les prochaines étapes sont centrées sur l’engagement de tous les collaborateurs autour du code de conduite français, l’accélération sur les exigences en termes de documentation que nous attendons de nos clients (#NewMethodo), et le contrôle interne. Sur ce dernier point, après une phase d’analyse et de cartographie, la prochaine étape sera de développer les outils de pilotage pour Thibaut Heringuez (chargé de contrôle interne et risques) et construire l’équipe qui sera en charge de réaliser ce travail.
Marion : Avec la nouvelle dynamique internationale au sein de F.initiatives, nous avons décidé de compléter le dispositif du comité F.ETHIC en France par la création d’un comité très opérationnel, dédié à l’éthique au niveau international.
5/ Pourquoi était il nécessaire de créer un comité international ?
Marion : Ce comité F.ETHIC international vise à répondre aux questions de l’ensemble des collaborateurs du groupe, quelque soit leur pays de rattachement, en lien avec l’éthique.
Julien : La création du comité international accompagne le déploiement du code éthique international. Il était important de pouvoir partager nos expériences d’un pays à l’autre, de confirmer que ce sujet est global et concerne chaque collaborateur, chaque bureau, service ou pays du groupe.
Solenne : La création du Comite F.ETHIC international n’a pas pour objectif de créer un énième organe bureaucratique mais bel et bien un comité opérationnel afin d’assurer la cohérence des réponses apportées aux collaborateurs et des actions à entreprendre pour harmoniser notre approche, en s’appuyant sur les représentants locaux pour s’assurer d’une réponse adaptée.
6/ Qu’est ce que vous aimeriez passer comme message à votre écosystème ?
Julien : FI souhaite réellement s’investir encore plus dans l’écosystème, faire progresser les dispositifs en capitalisant sur ses différentes expériences à l’international. Notre position nous permet aujourd’hui de pouvoir comparer l’impact des différents dispositifs d’aide à la R&D&I² dans les pays où nous sommes présents. Le dispositif français est très incitatif, plébiscité par les entreprises, regardé par les politiques comme un vrai outil pour rester compétitifs, et pour autant parfois également critiqué. Peut-être pouvons-nous travailler et ouvrir la réflexion pour des évolutions allant vers plus de maitrise avec un système de certification, pourquoi pas l’exigence de contreparties des contribuables qui en bénéficient…
Marion : Je suis convaincue que chacun d’entre nous joue un rôle sur ce sujet, que nous portons chacun un peu de la compliance de FI. C’est un sujet primordial, qui nous impacte tous personnellement, et est le reflet de nos valeurs. Beaucoup de collaborateurs portent de belles initiatives, qu’il est important d’appuyer et de soutenir. C’est une question de confiance mutuelle finalement.
Solenne : Compte tenu de notre position sur le marché, nous avons une responsabilité vis-à-vis de celui-ci : nous créons probablement aujourd’hui les standards de demain. Il ne s’agit pas simplement de soutenir des principes fondamentaux – ce que nous faisons par exemple via le Pacte Mondial – mais d’être un acteur majeur du changement. Nous pensons que nous pouvons concilier l’éthique avec nos intérêts économiques, en élevant la compliance comme facteur de gestion de F.initiatives. Nous avons encore beaucoup à faire mais nous avons déjà le mérite d’avoir entamé une réelle réflexion au sein de notre Groupe.
Retrouver le code éthique du groupe. N’oubliez pas non plus notre code éthique France qui sera mis à jour cet été, enrichit de nos expériences des deux dernières années :
