L’administration fiscale rehausse régulièrement son niveau d’exigence sur les déclarations CIR et leur justification. Il y a quelques années, les dépenses de personnel étaient surtout analysées sous l’angle des qualifications, et de l’éligibilité des travaux. La quantification du temps était évaluée principalement au regard de sa cohérence avec les travaux décrits
Depuis quelques temps, l’administration fiscale porte un regard très attentif sur les dépenses de personnel et attend beaucoup de justificatifs à ce sujet. Les entreprises doivent désormais pouvoir justifier « avec précision et rigueur » le temps passé par le personnel de recherche d’une part, mais aussi d’autre part du lien entre ce temps et les travaux retenus. C’est là qu’intervient l’intérêt d’un outil de suivi temps performant.

Qu’entendons-nous par suivi temps performant pour le CIR ? C’est un outil qui permet à la fois de suivre et justifier les déclarations de CIR, mais aussi et surtout de piloter efficacement les activités de R&D, tout en restant facilement utilisable par les équipes et le management.

Des moyens sont mis à disposition des entreprises pour démontrer que la valorisation de la dépense de personnel a été réalisée de manière construite et rigoureuse.

Nous basons nos préconisations sur nos constatations des exigences de l’administration sur le terrain, mais aussi par l’analyse constante de la jurisprudence et de ses évolutions. En voici un détail :

Un outil de suivi temps performant : au service de vos projets et de la sécurisation de vos déclarations CIR

Grace à notre nouvelle interface digitale FI Connect vous aurez accès à un outil de suivi temps, le Time Tracking qui vous donnera accès à des feuilles de temps que vous pourrez renseigner en temps réel afin de pouvoir suivre vos activités de R&D.

Cette fonctionnalité vous permet :

• Un suivi précis et rigoureux de votre activité de R&D
• Un reporting simplifié qui pourront être créer par personne et par projet
• Cet outil permet de donner la visibilité au consultant s’occupant de vos projets en amont, vous permettant ainsi de travailler conjointement sur votre stratégie R&D

Ainsi, vos déclarations de CIR seront réalisées avec précision et cela diminue considérablement la probabilité d’un contrôle fiscal.

Analyse de la jurisprudence – justification des temps de personnel dans les déclarations CIR

Tout d’abord, il n’y a théoriquement pas de limitation sur la forme des justificatifs prouvant le temps passé du personnel. Cependant, la jurisprudence a précisé ce point :

Avant tout, nous rappelons que l’évaluation des temps doit refléter la réalité, et que par conséquent les déclarations excluront toute évaluation forfaitaire du temps. Les entreprises peuvent remplir des fiches de postes ou bien un organigramme de sa société afin de démontrer l’affectation de personnel à des activités de recherche. Cependant, reste à justifier la quantification de cette affectation.

Ainsi, une entreprise a réussi à démontrer le bien-fondé de sa répartition, non forfaitaire, en se basant sur « divers documents et notamment le projet méthodologique des activités de recherche de la société, les listes mentionnant les noms […] des personnes employées à temps plein ou à temps partiel ayant participé au travail de recherche ; […] les plannings des années concernées ainsi qu’une attestation de l’expert-comptable de l’entreprise » (CAA Douai, 15/12/2009, 07DA01370).

Au contraire, les entreprises ne peuvent pas se contenter de « produire des tableaux faisant apparaître le nombre de jours qu’auraient consacré […] aux travaux de recherches allégués, quatre membres du personnel, sans justifier la réalité et le détail du temps qu’ils auraient effectivement passé à de telles opérations » (CAA de Lyon, 11/12/1996, 95LY00251 ).

Plus récemment, une entreprise a souhaité justifier son suivi de temps en utilisant des extraits d’agenda électronique. L’administration a d’abord refusé ce mode de justification en raison de l’imprécision des mentions au sein des calendriers électroniques des personnes. Le tribunal administratif a au contraire considéré ce mode de justification du suivi de temps était une preuve suffisante.

Dans ce contexte, la société accusée a donc été considérée comme fondée à demander le remboursement de son CIR, cependant l’administration fiscale a fait appel de cette décision.

F.initiatives vous accompagne dans la mesure des temps de R&D

Pour conclure, un outil adapté de suivi des temps affectés aux projets de R&D apparaît comme une solution efficace pour piloter les activités d’une part, et sécuriser vos déclarations d’autre part. F.initiatives propose un outil spécifiquement développé pour les entreprises innovantes, et le met à disposition de ses clients dans sa mission de conseil.