Démarche données personnelles
Mot de notre DPO certifiée AFNOR
Collaboratrice au sein de F.initiatives depuis 2015, Solenne Desprez Braun a suivi avec un intérêt croissant les débats et l’adoption du RGPD. Responsable juridique, elle été nommée déléguée à la protection des données personnelles France en mai 2018, puis DPO de F.initiatives en 2019. Depuis janvier 2022, Solenne est devenue Directrice des Affaires Juridiques et Fiscales.
Elle s’est également faite certifiée par l’AFNOR selon le référentiel CNIL afin de démontrer ses connaissances spécialisées en la matière. Son équipe et elle-même espèrent que cette page vous permettra de comprendre quels sont vos droits et ce que nous mettons en œuvre afin de répondre au maximum aux exigences du RGPD.
Pour toutes questions, n’hésitez pas à nous contacter :
dpo@f-initiatives.com
La transparence est la clé d’une relation commerciale réussie.
Solenne DESPREZ BRAUN, déléguée à la protection des données
Protection des données personnelles
Informations de base sur la protection des données
Dans cette section du site web de F.initiatives, nous vous informons du type, de la portée et de la finalité du traitement de vos données personnelles par F.initiatives.
Au sein de F.initiatives, nous sommes conscients de l’importance du respect de la législation en vigueur en matière de protection des données et c’est pourquoi nous disposons d’une importante équipe de personnes qui consacre son temps à l’amélioration continue et à la mise en œuvre de mesures dans ce domaine.
Dans le but d’établir des lignes directrices et des lignes d’action dans ce domaine, nous avons élaboré des politiques relatives à la protection des données suivantes à destination des clients et des fournisseurs, qui établissent les principes minimaux que F.initiatives s’engage à respecter lorsqu’il est responsable du traitement et sous-traitant.
- Politique de gouvernance de F.initiatives portant sur les données personnelles
- Cahier des charges à l’attention des sous-traitants de F.initiatives
Responsable du traitement des données :
Les données personnelles qui peuvent être collectées directement auprès de la personne concernée seront traitées de manière confidentielle et seront intégrées dans les activités de traitement de F.initiatives.
Le responsable du traitement des données est F.initiatives, ainsi que toutes les entités qui font partie de son groupe.
La liste mise à jour des activités de traitement que F.initiatives effectue en fonction de la finalité pour laquelle les données sont collectées et de la relation qui existe entre la personne concernée et l’entreprise, peut être consultée ici :
Base légale :
Le traitement de vos données est effectué afin de respecter les obligations légales de l’entité, l’exécution des relations contractuelles ou commerciales et de pouvoir offrir les différents services.
La base légale du traitement des données personnelles collectées par le biais des formulaires de contact du site web ou de l’envoi de courriers électroniques est le consentement de la personne concernée.
Conservation des données :
Les données à caractère personnel fournies sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont traitées. Elles sont également conservées pendant la période au cours de laquelle des obligations légales peuvent être imposées à F.initiatives.
Les délais prévus par la réglementation applicable en matière de conservation des dossiers et de la documentation sont appliqués.
Dès que le traitement des données personnelles n’est plus nécessaire, les données sont effacées ou dûment bloquées.
Communication des données :
En règle générale, les données à caractère personnel ne sont pas communiquées à des tiers, sauf en cas d’obligation légale. Les données personnelles ne peuvent être communiquées qu’entre entités appartenant au groupe située au sein de l’Espace économique européen ou en dehors dès lors que des mesures appropriées ont été mises en œuvre aux fins de sécuriser le transfert des données personnelles.
Droits des personnes concernées :
Pour demander l’exercice de l’un des droits des intéressés prévus par la réglementation, vous pouvez remplir le formulaire suivant et votre demande sera traitée par l’équipe de F.initiatives.
Coordonnées du délégué à la protection des données personnelles Contact :
https://www.f-initiatives.com/demarche-donnees-personnelles/
POUR NOS CLIENTS
La gestion des données personnelles à destination de nos clients
POUR NOS PRESTATAIRES DE SERVICE AU SENS DU RGPD
La gestion des données personnelles à destination de nos prestataires de service
Pour les prestataires F.initiatives
CATEGORIES DE DONNEES TRAITEES TRANSMISES PAR LA PERSONNE CONCERNEE | PERSONNES CONCERNEES | PAR QUI LES DONNEES SONT COLLECTEES | DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES | BASE LEGALE | TYPE DE COLLECTE | DESTINATAIRE DES DONNEES TRAITEES | FINALITE DES DONNEES TRAITEES | PERSONNE RESPONSABLE |
Données à caractère identifiant : Document d’identification (DNI, numéro d’identification ou passeport), numéro de sécurité sociale, nom et prénom. Données relatives à l’emploi : profession, emplois, données salariales non financières et historique de l’employé. Données fournissant des informations commerciales : activités et entreprises, licences commerciales et publications dans les médias. Données de contact : téléphone, e-mail, adresse. Mandataires ou représentants légaux de personnes morales : identification ou coordonnées. | Prestataires avec lesquels F.initiatives a une relation contractuelle ou commerciale en vigueur. | Services administratifs, commerciaux et financiers des prestataires, Destinataires externes en raison d’une obligation légale : tribunaux. | Pendant la durée de la prestation de services et jusqu’à ce que des obligations légales surviennent.. | Consentement | Demandes adressées directement au représentant du prestataire | Services administratifs, commerciaux et financiers des prestataires, Destinataires externes en raison d’une obligation légale : tribunaux. | Administration et gestion des comptes prestataires, contrôle du service reçu. | F Iniciativas (F.initiatives) Société par Actions Simplifiées Espace Bellini, 14 Terrasse Bellini 92800 PUTEAUX |
Données personnelles - Gestion des formulaires de contact
Pour tous
Nous vous invitons également à consulter notre Onglet « Exercice du droit d’accès » ainsi que notre politique RGPD destinée à nos clients et le Cahier des charges à destination de nos sous-traitants. Concernant la collecte des cookies, n’hésitez pas à consulter notre encadré cookies pour plus d’information.
Nous nous engageons à respecter le principe de minimisation, en ne collectant que les données à caractère personnel dont nous avons besoin pour la finalité concernée.
LA BASE LEGALE DES TRAITEMENTS DE DONNEES PERSONNELLES DANS LE CADRE DU SITE INTERNET
La base légale pour les traitements des données à caractère personnel collectées via les formulaires de contact du site ou les emails envoyés est votre consentement qui transparaît par votre initiative.
Un dispositif de collecte de consentement traçable est mis en place pour tous ces traitements.
Pour nos candidats
| RUBRIQUE DU SITE | CATEGORIES DE DONNEES TRAITEES TRANSMISES PAR LA PERSONNE CONCERNEE | PAR QUI LES DONNEES SONT COLLECTEES | DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES | BASE LEGALE | TYPE DE COLLECTE | DESTINATAIRE DES DONNEES TRAITEES | FINALITE DES DONNEES TRAITEES | PERSONNE RESPONSABLE |
« Carrière » | Données relatives à l’identification : document d’identification (carte d’identité, numéro d’identification ou passeport), numéro de sécurité sociale, nom et prénom. Données relatives aux caractéristiques personnelles : date de naissance, âge, sexe, nationalité, langue maternelle. Données académiques et professionnelles : éducation, qualifications, parcours académique et expérience professionnelle. Données relatives à l’emploi : profession, emplois, données salariales non financières et historique de l’employé. Données de contact : téléphone, courriel, adresse | Département des ressources humaines et futurs managers. | Pendant le process de recrutement et 2 ans après le dernier contact provenant du candidat | Consentement du candidat | Soit formulaire de contact du site internet (que ce soit une candidature spontanée ou une réponse à une offre) soit emails envoyés par le candidat directement aux RHs du fait d’une recommandation | Département des ressources humaines et futurs managers. | Processus de recrutement des employés et la gestion de ces recrutements. | F Iniciativas (F.initiatives) Société par Actions Simplifiées Espace Bellini, 14 Terrasse Bellini 92800 PUTEAUX |
Pour nos employés
CATEGORIES DE DONNEES TRAITEES TRANSMISES PAR LA PERSONNE CONCERNEE | PERSONNES CONCERNEES | PAR QUI LES DONNEES SONT COLLECTEES | DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES | BASE LEGALE | TYPE DE COLLECTE | DESTINATAIRE DES DONNEES TRAITEES | FINALITE DES DONNEES TRAITEES | PERSONNE RESPONSABLE |
Données d’identification : Document d’identification (carte d’identité, numéro d’identification ou passeport), numéro de sécurité sociale, nom et prénom. Données relatives aux caractéristiques personnelles : date de naissance, âge, sexe, nationalité, langue maternelle. Données académiques et professionnelles : éducation, qualifications, parcours académique et expérience professionnelle. Données relatives à l’emploi : profession, emplois, données salariales non financières et historique de l’employé. Données de contact : téléphone, courriel, adresse | Personnes embauchées en tant que salariés par F.initiatives. | Département des ressources humaines et futurs managers. Destinataires externes en raison d’une obligation légale : Administration de la sécurité sociale et tribunaux. | Pendant la durée du contrat de travail et jusqu’à ce que des obligations légales se présentent. | Consentement | Demandes adressées directement à de l’employé intéressé | Département des ressources humaines et futurs managers. Destinataires externes en raison d’une obligation légale : Administration de la sécurité sociale et tribunaux. | Gestion de la relation contractuelle, paie, gestion interne du profil. | F Iniciativas (F.initiatives) Société par Actions Simplifiées Espace Bellini, 14 Terrasse Bellini 92800 PUTEAUX |
Pour les personnes entrant dans le champ de la prospection pure
| PROSPECTION PURE | ||||||||
| CATEGORIES DE DONNEES TRAITEES TRANSMISES PAR LA PERSONNE CONCERNE | PERSONNES CONCERNEES | PAR QUI LES DONNEES SONT COLLECTEES | DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES | BASE LEGALE | TYPE DE COLLECTE | DESTINATAIRE DES DONNEES TRAITEES | FINALITE DES DONNEES TRAITEES | PERSONNE RESPONSABLE |
Identité : civilité, nom, prénom Coordonnées professionnelles : nom de la société, intitulé du poste, adresse mail professionnelle, numéro de téléphone Données professionnelles : fonction, intitulé de poste, adresse professionnelle | Tout potentiel nouveau client dans le but d’établir des relations commerciales et/ou clients provenant d’un portefeuille existant pour leur proposer d’autres services ou produits analogues => Le ciblage a été préalablement réalisé avant de contacter la société prospecte | Les données sont collectées par notre équipe CRM et les équipes commerciales | Données conservées pendant 3 ans à compter de la dernière communication avec le prospect hors cas de retrait du consentement entrainant la suppression | Intérêt légitime | Par tous moyens (achat de base de données, en sourçant sur les réseaux sociaux et sur internet) | Notre équipe CRM et notre CRM (Dynamics) ; notre équipe marketing ; le commercial en charge de la fiche sur le CRM ; éventuellement notre équipe DPO en cas d’exercice des droits | La réalisation d’actions de prospection commerciale | F Iniciativas (F.initiatives) Société par Actions Simplifiées Espace Bellini, 14 Terrasse Bellini 92800 PUTEAUX |
| Dans le cadre de la prospection relative à une prise de contact, F.initiatives collecte des données personnelles mentionnées ci-dessus, dont la finalité est leur utilisation en interne à des fins de réalisation d’actions de prospection commerciale. La base légale est l’intérêt légitime, nous n’avons donc pas besoin de votre consentement pour une première prise de contact. Les informations seront supprimées à l’issue de la prescription applicable soit 3 ans après le dernier contact hors demande préalable de votre part. Vous disposez de droits sur vos données personnelles. Pour les exercer ou pour toute question sur le traitement de vos données, vous pouvez nous contacter : privacy@fi-group.com ou via le lien disposant d’un formulaire en bas de page https://f-initiatives.com/demarche-donnees-personnelles/ de notre site. | ||||||||
Pour nos clients
CATEGORIES DE DONNEES TRAITEES TRANSMISES PAR LA PERSONNE CONCERNEE | PERSONNES CONCERNEES | PAR QUI LES DONNEES SONT COLLECTEES | DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES | BASE LEGALE | TYPE DE COLLECTE | DESTINATAIRE DES DONNEES TRAITEES | FINALITE DES DONNEES TRAITEES | PERSONNE RESPONSABLE |
Données à caractère identifiant : Document d’identification (DNI, numéro d’identification ou passeport), numéro de sécurité sociale, nom et prénom. Données relatives aux caractéristiques personnelles : date de naissance, âge, sexe, nationalité, langue maternelle. Données académiques et professionnelles : éducation, qualifications, parcours académique et expérience professionnelle. Données relatives à l’emploi : profession, emplois, données salariales non financières et historique de l’employé. Données fournissant des informations commerciales : activités et entreprises, licences commerciales et publications dans les médias. Données économiques, financières et d’assurance : fiches de paie. Procurations ou représentants légaux de personnes morales : identification ou coordonnées. | Les clients avec lesquels F.initiatives a une relation contractuelle ou commerciale en vigueur. | Service commercial, équipe de consultants fournissant le service, services administratifs. Destinataires externes en raison d’une obligation légale : administrations publiques ou tribunaux. | Pendant la durée de la prestation de services et jusqu’à ce que des obligations légales surviennent. | Consentement | Demandes adressées à nos clients, ou directement à l’employé de notre client en fonction du besoin | Service commercial, équipe de consultants fournissant le service, services administratifs. Destinataires externes en raison d’une obligation légale : administrations publiques ou tribunaux. | La fourniture des services contractualisés entre les parties. | F Iniciativas (F.initiatives) Société par Actions Simplifiées Espace Bellini, 14 Terrasse Bellini 92800 PUTEAUX |
Pour les personnes entrant dans le champ des relations institutionnelles
CATEGORIES DE DONNEES TRAITEES TRANSMISES PAR LA PERSONNE CONCERNEE | PERSONNES CONCERNEES | PAR QUI LES DONNEES SONT COLLECTEES | DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES | BASE LEGALE | TYPE DE COLLECTE | DESTINATAIRE DES DONNEES TRAITEES | FINALITE DES DONNEES TRAITEES | PERSONNE RESPONSABLE |
Identité : Nom, prénom Coordonnées professionnelles : adresse email, numéro de téléphone Données professionnelles : fonction, intitulé de poste, supérieur hiérarchique, adresse professionnelle Données d’ordre privé rendues publiques : appartenance politique, positions exprimées, centres d’intérêts Date et objet d’interaction avec nos collaborateurs. Historique éventuel avec F.initiatives.
| Personnes d’Etat/publiques, personnalités politiques, assistants, membres d’associations professionnelles, membres d’institutions publiques/privées, partenaires, chercheurs, scientifiques, journalistes, parties prenantes dans les médias et toute autre personne identifiée comme pouvant être considérée comme étant utile dans le cadre de la finalité du traitement Toute personne rentrant dans la définition du représentant d’intérêt selon les critères d’identification prévus par la loi et les lignes directrices de la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique
| Les données sont collectées par nos collaborateurs : collecte de données rendues publiques, collecte de données dans le cadre d’échanges physiques et/ou dématérialisés | Données conservées pendant 3 ans à compter de leur collecte afin d’avoir un historique suffisant permettant une analyse de la portée des actions sauf en cas de continuité de contact | Soit les personnes ont donné leur consentement pour la remontée de leur contact (par exemple via un de nos collaborateurs dans le cadre d’un événement)
Soit des informations publiques nous ont permis d’obtenir les données | Soit par sollicitations de nos collaborateurs soit car la donnée est publique (adresse pour contacter étant en ligne) | Le collaborateur remontant le contact, notre service Relations Institutionnelles et les services l’accompagnant dans le cadre de l’exploitation d’information (ex : prise de contact pour témoigner dans la presse, etc.) | Développer, améliorer et animer les relations avec les institutionnels
| F Iniciativas (F.initiatives) Société par Actions Simplifiées Espace Bellini, 14 Terrasse Bellini 92800 PUTEAUX |
Pour les autres formulaires de contact
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RUBRIQUE DU SITE |
CATEGORIES DE DONNEES TRAITEES TRANSMISES PAR LA PERSONNE CONCERNEE |
PERSONNES CONCERNEES |
PAR QUI LES DONNEES SONT COLLECTEES |
DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES |
BASE LEGALE |
TYPE DE COLLECTE |
DESTINATAIRE DES DONNEES TRAITEES |
FINALITE DES DONNEES TRAITEES |
PERSONNE RESPONSABLE |
| « ECHANGEZ AVEC NOS EQUIPES » |
Identité Coordonnées Numéro de téléphone (pas obligatoire) ; Adresse IP Fichiers clients, fichiers statistiques de fréquentation Salaire annuel |
Utilisateurs du Site internet F.initiatives |
=>Le service marketing |
2 ans après le dernier contact |
Consentement de l’utilisateur |
Formulaire de contact du Site |
=> Lorsque vous prenez contact avec nous via les formulaires de contact du Site, le service marketing transmet, le cas échéant, vos coordonnées et la nature de votre demande aux services concernés et/ou à la Direction de F.initiatives afin de traiter votre demande. |
=> Pour recevoir et traiter les demandes de contact provenant des utilisateurs => Pour contacter les utilisateurs du Site qui en font la demande et faciliter la mise en relation avec les personnes compétentes en interne
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F Iniciativas (F.initiatives) Société par Actions Simplifiées Espace Bellini, 14 Terrasse Bellini 92800 PUTEAUX |
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FORMULAIRE |
Formulaire « suivi temps » : prénom, nom, poste, société, coordonnées professionnelles |
Utilisateurs du Site, et potentiels clients de F.initiatives |
Formulaire « suivi temps » Equipes dédiées en interne |
2 ans |
Consentement de l’utilisateur |
Formulaires de contact sur le Site |
Equipe dédiée en interne |
Obtention de votre contact pour vous faire bénéficier d’un essai de l’outil de suivi temps Analyse des solutions que vous utilisez et nous permettre a posteriori de recenser votre intérêt pour notre outil. Remonter les idées sur la solution afin que nous puissions vous recontacter en l’adaptant à votre demande. |
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Formulaire « Maîtriser le temps de vos équipes R&D&I » : prénom, nom, poste, société, coordonnées professionnelles. |
Formulaire « Maîtriser le temps de vos équipes R&D&I » : Chef de projet Marketing Digital et notre Responsable de la Transformation Digitale |
3 mois et supprimées à l’issue de ce délai
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Partage d’idée : prénom, nom, poste, société, coordonnées professionnelles |
Partage d’idée : Equipes dédiées en interne |
2 ans |
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NEWSLETTER |
Adresse email professionnelle ou personnelle, login, fonction (éventuellement) |
Personne ayant souscrit à la diffusion de la Newsletter |
Le Service Marketing du Site F.initiatives qui gère la liste de diffusion |
3 ans ( à compter du dernier contact) |
Consentement de l’utilisateur |
L’utilisateur rentre son adresse mail dans l’espace dédié du site internet |
Le gestionnaire de votre boîte mail (Microsoft Outlook ; Gmail, etc) |
Pour envoyer la Newsletter de F.initiatives à ceux qui s’y inscrive |
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DEMANDE DE DROITS D’ACCES, RECTIFICATION, OPPOSITION |
Identité du demandeur ou du mandataire (pièce d’identité), justificatif de domicile. |
Toute personne dont les données font l’objet d’un traitement par F.initiatives |
Soit demande directe : L’équipe DPO reçoit votre demande et l’enverra à toute personne pouvant contribuer au bon traitement de votre demande dans les délais légaux Soit demande indirecte (via une base de donnée qui nous informe de l’exercice d’un droit d’une personne via la base de données) |
=> Les informations relatives à vos droits sont conservées pour une durée strictement nécessaire pour l’exécution de la demande |
Consentement de l’utilisateur |
Demande formulée soit en remplissant le formulaire dédié sur le Site, soit en envoyant directement un mail à F.initiatives soit par demande d’un tiers (market, commercial, etc.) |
=> Les services internes de F.initiatives uniquement hors demande indirecte via une base de données |
=> Gestion, suivi et réponses des demandes d’exercice des droits par les utilisateurs |
Exercice de vos droits
Explication des droits sur les données vous concernant
Conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez de plusieurs droits sur vos données à caractère personnel qui complète le droit à l’information vous permettant de pouvoir être informé de la collecte de vos données et de ce qu’il en advient de celles-ci.
Demande d’accès à vos données personnelles (Article 15 du RGPD « Droit d’accès de la personne concernée ») : le cas où vous souhaitez savoir si F.initiatives traite ou non vos données à caractère personnel, dans l’affirmative, en obtenir une copie ainsi que les détails des traitements.
Demande de rectification de vos données personnelles (Article 16 du RGPD « Droit de rectification ») : le cas où vous considérez que certaines de vos données sont inexactes ou incomplètes et vous en demandez la mise à jour dans les meilleurs délais.
Demande d’effacement de vos données personnelles (Article 17 du RGPD « Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») ») : le cas où vous ne souhaitez plus que vos données fassent l’objet d’un traitement par F.initiatives vous retirez alors votre consentement ainsi que tout lien, copie ou reproduction de vos données.
Demande de limitation du traitement (Article 18 du RGPD « Droit à la limitation du traitement ») : le cas où vous souhaitez pouvoir isoler vos données pour qu’elles ne soient conservées que de manière provisoire donc que vos données ne puissent, à l’exception de la conservation, être traitées qu’avec votre consentement.
Demande de portabilité des données (Article 20 du RGPD « Droit à la portabilité des données ») : c’est le fait de demander d’exporter vos données et les transférer vers une autre entreprise.
Demande d’opposition à un traitement des données (Article 21 du RGPD « Droit d’opposition ») : c’est le fait de stopper tout traitement de vos données sous certaines conditions à savoir le traitement nécessaire à l’exécution d’une mission de service public par le responsable du traitement, ou le traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou un tiers, ou bien le cas où vous ne souhaitez plus que vos données à caractère personnel soient traitées à des fins de prospection commerciale.
Demande de refus du profilage (Article 22 du RGPD « Décision individuelle automatisée, y compris le profilage ») : c’est demander à ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée.
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